「就業規則を作ったけど、活用できない」
実際に就業規則を用意していても守られていなかったり、活用されていないクリニックは多く見られます。
就業規則があっても活用されなければ意味がありません。
話を聞いてみると、活用する以前に、就業規則を読んでもらえていないことが原因の一つであることがわかります。
活用しようと思っても実際に読まれていなければ活用のしようもありません。
就業規則は職員が守らなければならないルールが書かれているものですから、そもそも読んでもらえていないのであれば問題です。
読んでもらい、そのルールに従って行動してもらうことで、初めて就業規則が役に立っているといえます。
このページでは就業規則を活用するために前提になる「読んでもらう工夫」について、３つの方法を紹介していきます。
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ロッカールームや休憩室などの目のつくところに張っておく
ルールを浸透させるためには、そのルールを守ってもらいたいところに紙で張り付けておくのが効果的です。
古典的な方法ではありますが、一番効果があるのがこの方法です。
着替えをするロッカールームには身だしなみのチェックシートを張っておくとよいでしょう。
休憩室には、休憩中のおしゃべりが外に漏れないように気を付けるように張り紙をしておくのもいいと思います。
その場に応じたルールを張っておくことで、ルールを守る意識が高まりますし、万が一守られていないときに注意をしやすくなります。
就業規則のルールが守られていないなと感じたときには、就業規則を抜粋したものを張り紙してみましょう。
それだけで改善することもあります。
申請書類にルールを書いておく
あなたの職場では書面で届け出ることを求めているものはありませんか？
有給休暇の申請には「有給休暇申請書」を職員に出してもらったり、残業の申請には「残業申請書」を出してもらったりしていると思います。
その申請書の上や下の目につくところに、申請のルールを書いておくとどうでしょうか？
自然とルールが目に入るため、ルールが守られやすくなることが想像できると思います。
例えば「有給休暇は１週間前までに申請する」というルールがあったとします。
それを有給休暇申請書の上に書いておくと、自然と目に入るためルールが守られるようになるのではないでしょうか？
例）有給休暇申請書に記載する場合
- 有給休暇申請書は、取得を希望する日の１週間前までに事務長に提出すること
- 有給休暇の取得希望日はあらかじめ同一部署内に知らせておくこと
- 有給休暇取得前に業務の引継ぎを行い、業務が円滑に進むようにしておくこと
- 有給休暇の取得前後には周囲のスタッフにお礼や挨拶を行い、お互い気持ちよく有給休暇を取得できるようにすること
採用時にルールを読み合わせる
何事も最初が肝心です。
職員が入職した際にはオリエンテーションを行い、どのようなルールがあるのかしっかり話しておきましょう。
その際に就業規則を渡したり、服務規定や手続きのルールなどの重要部分をペーパーで渡しておくことも有効です。
最初をアバウトにしてしまうと、入職した職員も「この程度でいいのかな」という気持ちになってしまいます。
少し時間がかかってでも今後に生きますので、ルール説明はしっかり行いましょう。
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まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回は就業規則などのルールを、職員に浸透させる方法について説明をしました。
冒頭でも書きましたが、就業規則をただ設置だけでは、なかなか読んでもらえません。
読んでもらうためには工夫が必要です。
今回は３つの方法をお伝えしましたが、あなたのクリニックの状況によっては、もっと効果的な方法があると思います。
今後も研究を続けていき、伝えるための工夫をしていただければと思います。
「就業規則を守らない職員には注意・指導を繰り返すこと」
労務管理の本を読んで勉強されている方は、これが必要だと思っていると思います。
確かにその通りではありますが、それには就業規則の内容を知ってもらうことが大切です。
初めからルールを守ってもらえていれば、注意や指導をする必要がないのです。
怒りたい院長や事務長はいませんし、怒られたい職員もいません。
ルールを守ってお互い気持ちよく働くためにも、就業規則などのルールを読んでもらう工夫をしてみてください。